{h1}
artikler

Tender evaluering

Anonim

Et bud er et indlæg fremsat af en potentiel leverandør som reaktion på en licitation. Det tilbyder et tilbud om levering af varer eller tjenesteydelser. En licitation kan udstedes for en række kontrakter, herunder udstyrsforsyning, hovedkonstruktionskontrakten (måske medtages af entreprenøren), nedrivning, aktivering af arbejder mv.

En udbud kan følge færdiggørelsen af ​​et prækvalifikationsspørgeskema (PQQ) som svar på en annonce, der er indsendt af kunden og måske et forudgående interview. Formålet med et prækvalifikationsspørgeskema og forudgående interview er at gøre det muligt for kunden at udarbejde en kort liste over leverandører, der sandsynligvis vil være mest egnede til deres eget projekt, som derefter vil blive opfordret til at byde på. Dette hjælper med at reducere ineffektivitet og spildt arbejde i udbudsprocessen.

Som led i en licitation vil de bydende afgive bud, som vil indeholde deres pris for levering af varerne eller tjenesteydelserne sammen med forslag til, hvordan kundernes krav vil blive opfyldt, hvis disse er blevet anmodet om. Mid-tender interviews kan afholdes for at gøre det muligt at afklare forhold, der ellers kunne medføre, at der indgives et unøjagtigt bud. De kan også give klienten indsigt i potentielle problemer eller muligheder i projektet, som det er beskrevet i udbudsmaterialet.

Når bud er modtaget, skal der foretages en omhyggelig evalueringsproces for at identificere den foretrukne bydende. Dette kaldes udbudsevaluering (eller undertiden udbudt bedømmelse).

Historisk set har vurdering af bud ganske enkelt kunnet identificere det laveste pris, der svarer til buddet. Dette kan dog stadig være hensigtsmæssigt for meget enkle udbudskontrakter, men for byggekontrakter kan det ikke medføre, at det bedst mulige tilbud vælges. Der er en tendens under sådanne systemer for tilbudsgivere til at indgive lave priser og derefter finde måder at opkræve mere, når kontrakten er sikret.

Vurderinger, der identificerer det bud, der bedst opfylder kundens behov og giver den bedste værdi for pengene, kan være mere gavnlige i det lange løb. Dette omtales undertiden som "mest økonomisk fordelagtige bud" (MEAT) tilgang i modsætning til den laveste pris tilgang.

Klientens behov, prioriteter og definition af værdi vil være unikke for hvert projekt, og derfor vil bedømmelseskriterierne afvige fra projekt til projekt. Under prækvalificeringsprocessen benævnes vurderingskriterier som 'udvælgelseskriterier ', mens de under udbudsprocessen benævnes 'tildelingskriterier '.

Typisk kan vurderinger vurdere nogle af følgende kriterier:

  • Pris.
  • Relevant oplevelse.
  • Forståelse af kravene.
  • Tidligere præstationer.
  • Tekniske færdigheder.
  • Ressource tilgængelighed.
  • Ledelsesfærdigheder og -systemer.
  • Foreslået metode (dette kan omfatte mobiliseringsplaner, designforslag og ikke-overensstemmende forslag, hvis disse er tilladt).
  • Overholdelse af kravene i opfordringen til at afgive bud.

NB: Det kan være hensigtsmæssigt, at nogle af disse kriterier vurderes i prækvalificeringsfasen, snarere end ved budvurdering.

Det er normalt at vælge ikke mere end fem kriterier. Det er vigtigt, at de valgte kriterier nøje overvejes, at de er relevante for projektets prioriteter, og at det er muligt at vurdere dem korrekt fra de oplysninger, der er givet i udbud. Hvis interviews skal holdes og vurderes sammen med udbudsmaterialet, skal dette indbygges i tildelingskriterierne.

Kriterierne vægtes derefter for at afspejle, hvor vigtigt det er for kunden. Det er normalt at give prisen en vægtning på mindst 60%, med den resterende procentdel fordelt på de øvrige kriterier, hvilket giver i alt 100%. Det er god praksis at gøre kriterier og vægtninger kendt af tilbudsgivere i udbuddet.

Hvert bud gives derefter en score imod hvert kriterium, ofte med 0 er den laveste score og 10 den bedst mulige score. Bud kan scannes af en række bedømmere, eller forskellige bedømmere kan score forskellige kriterier.

Scores kan fordeles til udbudspriser ved hjælp af en række metoder, men en fælles metode er:

Score = 10 x laveste pris / tilbudsgivers pris

Dette giver en score ud af 10.

I de mest fremadrettede vurderinger kan den samlede score for et bud beregnes ved at multiplicere scoren for hvert enkelt kriterium ved vægtning og derefter tilføje sammen eller gennemsnitlige resultater for hver vurderer. Hvor der er meget forskellige scorer mellem bedømmere, kan der afholdes et møde for at identificere årsagerne.

Mere komplekse vurderinger kan omfatte yderligere benchmarks. For eksempel kan der være visse kriterier, der er et straight-forward pass / fail-problem. F.eks. Manglende overholdelse af et bestemt aspekt af licitationen. Der kan også være kriterier, for hvilke en meget lav bedømmelse er uacceptabel (for eksempel en score på mindre end 3 ud af 10 om metode) uanset score for andre kriterier.

Se også: Due diligence ved udvælgelse af entreprenører eller underleverandører.

Når kunden har identificeret den foretrukne tilbudsgiver, kan de indgå forhandlinger med dem. Disse forhandlinger er en mulighed for at blive enige om eller afklare spørgsmål vedrørende prissætning og kvalitet af de foreslåede værker, kontraktbetingelser og program og kan resultere i yderligere tilpasning af udbudsdokumenterne og indgivelse af et revideret bud. Dette er den sidste chance kunden og konsulentholdet skal forhandle med bydende, mens de stadig er underlagt konkurrencepres. Klienten kan indgå forhandlinger med to foretrukne tilbudsgivere forud for udvælgelsen af ​​det vellykkede bud.

Kontraktsadministrator koordinerer generelt forhandlinger med tilbudsgivere, men forhandlinger kan ledes på forskellige stadier af omkostningskonsulent, kontraktadministrator, ledende designer eller arkitekt eller af en klientrepræsentant som projektleder.

Det er vigtigt, at en fuld revisionsspor af hele udbudsprocessen opretholdes. Se udbudsrapporten for mere information. Eventuelle aftalte aftaler bør udarbejdes nøje og underskrives af begge parter, da disse vil indgå i kontraktdokumenterne.

NB: Offentlige projekter eller offentligt støttede projekter kan være underlagt EU-udbudsprocedurer. Dette indebærer, at kontrakter skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (EUTU), og udbuddet skal ske enten ved en åben procedure, begrænset procedure, konkurrencepræget dialogprocedure eller konkurrenceforhandling. Se OJEU for mere information.

NB: To-trinsudbud anvendes til at tillade tidligt udnævnelse af en entreprenør forud for færdiggørelsen af ​​alle de oplysninger, der er nødvendige for at give dem mulighed for at tilbyde en fast pris. I første fase aftales en begrænset aftale, så entreprenøren kan begynde at arbejde, og i anden fase forhandles en fast pris for kontrakten. Det kan bruges til at udnævne hovedentreprenøren tidligt eller som en mekanisme til tidlig udnævnelse af en specialistentreprenør, såsom en beklædningsleverandør.

En to-trins udbudsproces kan også vedtages på et design- og byggeprojekt, hvor arbejdsgiverens krav ikke er tilstrækkeligt veludviklet til, at entreprenøren skal kunne beregne en realistisk pris. I så fald vil entreprenøren aflevere et gebyr for udformning af bygningen sammen med en tidsplan for satser, der kan bruges til at fastsætte byggeprisen for anden etape bud.

Anbefalet

Cupola

Jernteknik

2016 Natursten Awards